.png){kind=small}
Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống (F&B) phải đối mặt với nhiều thách thức đặc biệt, từ thời gian dài sản xuất nguyên liệu thô và giá cả hàng hóa biến động cho đến những yêu cầu khắt khe về an toàn và chất lượng, cộng với những thay đổi nhanh chóng trong thói quen của người tiêu dùng [1]. Để thành công trong thị trường siêu cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp F&B phải xây dựng nền tảng vững chắc cho chuỗi cung ứng của mình. Ngoài việc được quản lý bởi những người có kiến thức và kinh nghiệm, chuỗi cung ứng còn nên được vận hành bởi các hệ thống linh hoạt và thống nhất. Cùng Abivin tìm hiểu 6 yếu tố quyết định đến thành công của chuỗi cung ứng thực phẩm trong bài viết sau.
1. Dự báo nhu cầu tiêu dùng trong chuỗi cung ứng thực phẩm
Dự báo nhu cầu là việc sử dụng dữ liệu bán hàng trong quá khứ để xác định nhu cầu tiêu dùng trong tương lai [2], nhằm hỗ trợ nhiều hoạt động quan trọng của doanh nghiệp như lập ngân sách, kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập nguyên liệu thô,...
Trước hết, những dự báo chính xác cung cấp những thông tin quan trọng về mức tồn kho nguyên liệu thô, số sản phẩm đang thực hiện và số lượng đầu ra mong muốn. Điều này giúp doanh nghiệp giảm hiệu ứng Bullwhip trên toàn bộ chuỗi cung ứng, dẫn đến việc tối ưu hóa sản xuất và mức tồn kho, đồng thời giảm tình trạng hết hàng hoặc thừa hàng. Bên cạnh đó, dự báo nhu cầu tiêu dùng còn giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Mức tồn kho được tối ưu hóa và kế hoạch phân phối được cải thiện giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ lấp đầy xe và giao hàng đúng hẹn [3].
Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc thu thập các dữ liệu quá khứ về nhu cầu sản phẩm, đơn hàng, thời gian giao hàng, hàng tồn kho, doanh số mỗi tháng, mỗi quý,... Dựa vào những dữ liệu đó, doanh nghiệp chọn phương pháp dự báo nhu cầu phù hợp như phán đoán, thực nghiệm, liên hệ/nguyên nhân hệ quả và dòng thời gian. Ví dụ, phương pháp thực nghiệm hiệu quả nhất khi doanh nghiệp chuẩn bị ra mắt sản phẩm mới, trong khi phương pháp liên hệ/nguyên nhân hệ quả tập trung xác định lý do tại sao người tiêu dùng mua sản phẩm [2].
2. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho
Hàng tồn kho là những danh mục nguyên liệu và sản phẩm được lưu giữ ở nhà kho. Giá trị tồn kho có thể chiếm từ 1/3 cho đến một nửa tổng tài sản của doanh nghiệp nên việc quản lý chúng hiệu quả giúp doanh nghiệp luôn dự trữ lượng hàng hoá đúng mức, không dữ trự quá nhiều gây ứ đọng vốn, cũng không dữ trự quá ít khiến quá trình sản xuất bị gián đoạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian, tiền bạc cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Lúc này, phần mềm quản lý tồn kho chính là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể tự động kiểm soát các sản phẩm và hàng hoá trong kho, cũng như giám sát các hoạt động xuất, nhập kho một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, việc tìm kiếm phần mềm quản lý tồn kho phù hợp không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là 3 đặc điểm bạn nên lưu ý:
Phần mềm quản lý tồn kho có khả năng quản lý khách hàng, nhà cung cấp, kho và hàng hoá tồn kho trong các kênh bán hàng khác nhau.
Phần mềm quản lý tồn kho có khả năng theo dõi từ đầu đến cuối: từ lúc nhận đơn hàng đến khi hàng hoá được chuyển đi giao.
Phần mềm quản lý tồn kho có khả năng giải quyết tiến trình công việc theo thời gian thực và các báo cáo, chỉ số biểu thị năng suất, tình trạng tồn kho thời gian thực.
3. Xây dựng kế hoạch bổ sung theo từng giai đoạn
Kế hoạch bổ sung theo từng giai đoạn dự đoán nhu cầu, nguồn cung và mức tồn kho trong một khoảng thời gian cụ thể để xác định số lượng nguyên liệu cần mua và số lượng sản phẩm cần làm. Ví dụ, nếu chủ hàng luôn giao nguyên liệu thô vào một ngày cụ thể trong tuần, thì việc lập kế hoạch cho nguyên liệu này nên theo cùng chu kỳ với ngày nó được giao đến.
Trong đó, Hoạch định Nhu cầu Nguyên vật liệu (Materials Requirement Planning, viết tắt: MRP) là hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tính toán số lượng nguyên liệu cần thiết trước khi sản xuất hoặc mua hàng.
Thứ nhất, MRP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất bổ sung để kịp thời cung ứng hàng hoá cho khách hàng. Thứ hai, khi thiết lập MRP, nhà quản lý sẽ kiểm soát được các đơn hàng cung ứng nguyên liệu đầu vào cho doanh nghiệp, tránh tình trạng dư thừa khi nhập kho hay là hàng tồn để quá lâu, không sử dụng được [4].
Quy trình MRP gồm 3 bước chính [5]:
Kiểm kê số lượng những nguyên liệu có sẵn.
Xác định số lượng những nguyên liệu cần bổ sung.
Lên lịch sản xuất hoặc mua chúng.
4. Lập kế hoạch sản xuất theo nhu cầu
Ở một số doanh nghiệp F&B, các cơ sở sản xuất hoạt động độc lập với phần còn lại của chuỗi cung ứng. Các nhà máy sản xuất F&B thường sử dụng rất nhiều vốn để tối đa hóa sản phẩm đầu ra. Tuy nhiên, việc tập trung quá mức vào hiệu quả sản xuất có thể dẫn đến cung lớn hơn nhiều so với cầu và không đáp ứng được những nhu cầu cụ thể của khách hàng [1].
Để giải quyết bài toán này, sản xuất theo nhu cầu là lời giải hợp lý cho doanh nghiệp. Sản xuất theo nhu cầu là kế hoạch sản xuất dựa trên đơn đặt hàng thực tế. Phương pháp này giúp doanh nghiệp tập trung hiệu quả nguồn lực, chi phí và thời gian để sản xuất những đơn hàng mang lại giá trị thực. Kế hoạch sản xuất, quy trình sản xuất và việc điều phối dòng nguyên liệu được đồng bộ hoá giữa nhà sản xuất với nhà vận tải, nhà phân phối,... Doanh nghiệp cũng có thể kết nối với khách hàng và nâng chất lượng phục vụ hiệu quả.
5. Quản lý dữ liệu tổng thể trong chuỗi cung ứng thực phẩm
Với sự phát triển nhanh chóng và ngày càng phức tạp của ngành F&B, hệ thống lưu trữ hiện có của doanh nghiệp không thể cung cấp những dữ liệu đủ sâu và rộng cho việc lập kế hoạch và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Lúc này, doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, viết tắt: ERP) để quản lý dữ liệu tổng thể.
Hệ thống ERP là giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán [6].
Dữ liệu từ các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được quản lý và kết nối trong một hệ thống thống nhất, có thể truy xuất đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời. Nếu có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện và xử lý, giảm thời gian đưa ra quyết định, cải thiện dịch vụ hiện có và tăng sự hài lòng của khách hàng. Một số ví dụ về hệ thống ERP như: Microsoft Dynamics, Oracle e-Business Suite, SAGE, SAP Business One,...
6. Lập kế hoạch Bán hàng và Kinh doanh (S&OP)
Nếu việc lập kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp F&B cân bằng cung và cầu trong ngắn hạn, thì việc lập kế hoạch bán hàng và kinh doanh tập trung nhiều hơn vào dài hạn. Quy trình S&OP tích hợp thông tin từ các nguồn như bán hàng, sản xuất, tài chính, tiếp thị, vận chuyển và mua sắm, giúp nhà quản lý phân tích và đưa ra quyết định nhanh chóng. Trong một số trường hợp, S&OP còn cho phép họ so sánh và đánh giá nhiều tình huống với nhau, chuẩn bị những phương án dự phòng nhằm tránh rủi ro và đi trước đối thủ nếu thị trường thay đổi [1].
Quy trình S&OP gồm 5 bước chính [7]:
1. Lựa chọn chiến lược sản phẩm: Nhà quản lý phân tích và đánh giá mức độ khả quan của việc ra mắt sản phẩm mới, và xem xét có nên cắt giảm hoặc ngừng kinh doanh sản phẩm nào hay không.
2. Phân tích nhu cầu: Ở bước này, nhà quản lý dự đoán cụ thể hơn về lượng nhu cầu cho sản phẩm như số lượng đơn hàng, chuyến hàng,... để lên kế hoạch bán hàng và kinh doanh phù hợp, đồng thời những dự đoán đó cũng là căn cứ để doanh nghiệp phân tích và đánh giá hiệu quả chiến dịch của mình nhằm đưa ra phương án giải quyết hợp lý.
3. Đánh giá năng lực cung ứng: Để đáp ứng lượng nhu cầu ở bước 2, doanh nghiệp cần xem xét khả năng sản xuất và quản lý tồn kho của mình: lượng hàng hoá có đủ để cung cấp ra thị trường và kịp thời đáp ứng nhu cầu bổ sung nếu thị trường thay đổi hay không.
4. Tính toán tài chính: Tài chính giữ vai trò quan trọng giúp quy trình S&OP diễn ra một cách
trơn tru. Việc dự đoán và phân tích những số liệu tài chính cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tính toán chi phí hợp lý cho kế hoạch của mình.
5. Kế hoạch hành động: Cuối cùng, doanh nghiệp cần xây dựng bản kế hoạch hành động. Ngoài danh sách những nhiệm vụ cụ thể cần triển khai, bản kế hoạch cũng cần có những kịch bản cung cầu khác nhau và kế hoạch ứng phó với rủi ro trong trường hợp sản phẩm không đảm bảo chất lượng, lượng nhu cầu tăng/giảm so với dự kiến,...
Tài liệu tham khảo
[1] https://www.logility.com/blog/six-must-have-supply-chain-capabilities-for-success-in-the-food-and-beverage-industry/
[2] https://www.wikihow.vn/D%E1%BB%B1-b%C3%A1o-nhu-c%E1%BA%A7u-th%E1%BB%8B-tr%C6%B0%E1%BB%9Dng
[3] https://blog.arkieva.com/demand-forecasting-for-supply-chain-management/#:~:text=Demand%20forecasting%20forms%20an%20essential,all%20supply%20chain%20related%20decisions.&text=Demand%20Forecasting%20provides%20an%20estimate,purchase%20in%20the%20foreseeable%20future.
[4] https://antonierp.wordpress.com/2018/07/27/mrp-la-gi/
[5] https://searcherp.techtarget.com/definition/material-requirements-planning-MRP#:~:text=Material%20requirements%20planning%20(MRP)%20is,scheduling%20their%20production%20or%20purchase.
[6] https://gsotgroup.vn/he-thong-erp-la-gi-va-no-hoat-dong-nhu-the-nao.html
[7] https://www.cask.vn/tin-chi-tiet/quy-trinh-5-buoc-de-doanh-nghiep-thuc-hien-thanh-cong-s-op