.png){kind=small}
Bằng chứng giao hàng là một loại dữ liệu giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình giao hàng và tình trạng của hàng hóa sau khi được giao. Trước đây, bằng chứng giao hàng có thể được thể hiện dưới dạng hóa đơn hoặc cam kết bản giấy. Tuy nhiên, hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) qua dạng hình ảnh hoặc văn bản điện tử trên các ứng dụng chuyên biệt.
1. Bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) là gì?
Bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) là phiên bản kỹ thuật số của phiếu giao hàng (tài liệu được sử dụng để xác nhận việc giao hàng đã hoàn thành và trong một số trường hợp cũng cho phép thanh toán). Với hệ thống quản lý vận tải (TMS), ePOD sẽ cho phép các nhân viên hiện trường nắm bắt dữ liệu và xác minh thành công hoặc thất bại đối với tác vụ của họ.
Theo cách làm truyền thống, bằng chứng giao hàng là một tài liệu giấy (ví dụ như lệnh giao hàng, phiếu giao hàng, hoặc sổ sách) mà khách hàng phải ký để xác nhận việc nhận hàng và trong một số trường hợp dùng để lập hoá đơn.
Tuy nhiên, với sự ra đời của ePOD, toàn bộ quy trình đã được số hoá. Giờ đây, bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) sẽ thay thế hoàn toàn các giấy tờ truyền thống giúp tiết kiệm thời gian và giúp cải tiến sự linh hoạt trong hoạt động của đội ngũ nhân viên. Hơn nữa, việc thay đổi này còn giúp cho khối văn phòng của công ty có thể cập nhật được trạng thái giao hàng của các đơn hàng và có thể kiểm soát tốt hơn các hoạt động giao hàng của doanh nghiệp.
Phần mềm ePOD cũng giúp tối ưu khối lượng dữ liệu các doanh nghiệp có thể thu thập từ khách hàng của họ, ngoài tên và chữ ký cơ bản.
Với nhiều thông tin hơn trong tầm tay, các doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế này để cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, đồng thời giảm chi phí hoạt động.
Từ đó, chúng ta có thể thấy những lợi ích mà việc triển khai phần mềm bằng chứng giao hàng điện tử mang lại cho những người tham gia vào công việc phân phối. Điều này cũng giải thích tại sao nhiều doanh nghiệp, tới từ nhiều ngành hàng khác nhau, đã và đang tích cực áp dụng phần mềm này, đặc biệt là trong thời kì đại dịch.
2. Bằng chứng giao hàng điện tử hoạt động như thế nào?
Bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) được sử dụng bởi cả người điều phối tại văn phòng và người giao hàng, vậy nên phần mềm ePOD thường có hai phần chính là:
Hệ thống Mobile App được sử dụng để thu thập nhiều dạng dữ liệu;
Hệ thống Web App được sử dụng để quản lý dữ liệu, thêm, sửa đổi và giám sát từ văn phòng.
Quy trình làm việc trên giúp cho tài xế và người điều phối thu thập bằng chứng giao hàng tại mọi địa điểm giao hàng trong suốt quá trình giao hàng hàng ngày của họ. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận thông tin về khách hàng để cung cấp dịch vụ vận chuyển tốt hơn.
Cụ thể, hầu hết phần mềm ePOD hiện đại (độc lập hoặc là một phần của giải pháp rộng hơn) chạy trên hệ điều hành iOS và Android, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn thiết bị phù hợp với yêu cầu hoạt động hoặc tích hợp phần mềm với điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc các thiết bị trong phương tiện giao hàng.
Ngoài việc thu thập chữ ký điện tử, mã vạch, mã QR hoặc các loại xác minh khác, các giải pháp bằng chứng giao hàng điện tử cũng có thể ghi lại mốc thời gian và vị trí địa lý ở từng tác vụ, trong một số trường hợp còn có cả ảnh chụp. Sau đó, tất cả dữ liệu sẽ được chuyển trở lại hệ thống Web App của người điều phối.
Việc cung cấp quyền truy cập cho khối văn phòng sẽ làm tăng tính minh bạch của toàn bộ hoạt động giao hàng. Nó cho phép các bộ phận thiết yếu trực tiếp giám sát các hoạt động, theo dõi thông tin chuyến đi và đưa ra quyết định nhanh chóng trong thời gian thực. Mức độ hiển thị cao hơn cũng giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác ở mọi giai đoạn của quy trình giao hàng mà không phải mất thêm chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm ePOD sẽ giúp khách hàng nhận được thông tin chính xác hơn về việc giao hàng của họ, chẳng hạn như trạng thái của đơn hàng hoặc ETA, giúp nâng cao trải nghiệm của họ.
3. Các loại dữ liệu phổ biến của ePOD
Ngoài chữ ký điện tử tiêu chuẩn, phần mềm hiện đại và tiên tiến nhất hỗ trợ các loại xác minh khác, bao gồm:
Ảnh chụp;
Mã vạch;
Mã QR;
Trường thông tin Chữ - Số.
Ngay sau khi nhân viên giao hàng mở ứng dụng trên thiết bị của họ để xác minh việc giao hàng, ứng dụng sẽ tự động thu thập dữ liệu liên quan khác, chẳng hạn như:
Thông tin tài xế;
Thông tin xe;
Dấu mốc địa lý (vị trí địa lý);
Dấu mốc thời gian (thời gian giao hàng);
Sau khi dữ liệu được thu thập, nó sẽ được truyền ngay lập tức đến hệ thống Web App để khối văn phòng có thể phân tích và hỗ trợ kịp thời.
4. Những lợi ích khi áp dụng ePOD
Đơn giản hoá quy trình
Loại bỏ thủ tục giấy tờ khỏi quy trình xác nhận giao hàng có lẽ là lợi ích lớn nhất mà phần mềm bằng chứng giao hàng điện tử mang lại cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
Thu thập dữ liệu theo cách thủ công là quá trình tốn nhiều thời gian do sự chậm trễ kéo dài giữa giai đoạn thu thập thông tin và xử lý. Hơn nữa, việc sử dụng giấy tờ còn đem lại nhiều rủi ro như dễ hư hỏng, mất mát hoặc bị phá hủy.
Ngược lại, bằng chứng giao hàng điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội. Phần mềm ePOD dành cho thiết bị di động cho phép các nhà vận tải thu thập dữ liệu từ thực địa bằng cách vuốt màn hình, giúp giảm thiểu gánh nặng về thời gian và công sức khi điền các biểu mẫu bằng tay.
Sau khi dữ liệu được thu thập, phần mềm sẽ tải những thông tin này lên hệ thống Web App ngay lập tức, mọi người đều có thể truy cập thông tin này theo thời gian thực và đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
Linh hoạt trong hỗ trợ khách hàng
Một số tính năng được tích hợp với phần mềm ePOD cho phép các doanh nghiệp cập nhật chính xác tiến độ giao hàng tới khách hàng. Chúng bao gồm:
Thông báo và cảnh báo, giúp khách hàng lập kế hoạch thời gian của họ xung quanh các mốc thời gian dự kiến (ETA). Ví dụ: các doanh nghiệp tích hợp bằng chứng giao hàng điện tử có thể gửi email nhắc nhở khách hàng vào ngày giao hàng hoặc tin nhắn văn bản một giờ trước khi hàng đến.
Theo dõi giao hàng theo thời gian thực, giúp người điều phối và khách hàng cập nhật tình trạng giao hàng và vị trí của đơn hàng. Ví dụ, biết vị trí của một gói hàng có thể giúp các đại lý thông báo cho khách hàng về việc nó sắp đến.
Thông tin về việc giao hàng, giúp người điều phối xác nhận việc nhận hàng, đồng thời tiếp nhận những yêu cầu đặc biệt về việc trả hàng của khách. Ví dụ: tính năng Feedback và Review từ khách hàng sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát được hiệu suất của các nhà vận tải tại nhiều tuyến đường khác nhau. Điều này sẽ giúp cho việc điều phối vận tải trong tương lai trở nên dễ dàng và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Việc sử dụng bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) cho việc xác nhận đơn hàng sẽ giúp cho quy trình trở nên nhanh hơn, đơn giản hơn và hơn hết là hiệu quả hơn so với giấy tờ truyền thống.
Đối với các doanh nghiệp, điều đó cũng có nghĩa là tất cả thông tin liên quan tới việc giao hàng và người nhận sẽ hiển thị đầy đủ chỉ với 1 thao tác vuốt màn hình, điều này giúp tạo nên một trải nghiệm đáng nhớ đối với khách hàng.
Tăng độ chính xác của bằng chứng giao hàng
Bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) cung cấp rất nhiều tuỳ chọn cho việc thu thập dữ liệu, do đó doanh nghiệp có thể xây dựng và tạo nên biểu mẫu điện tử cho riêng mình.
Với những mốc thời gian và hình ảnh được cập nhật trong thời gian thực, những người điều phối sẽ có cái nhìn sâu hơn với thực địa, giúp ứng phó nhanh chóng và dễ dàng hơn với những yêu cầu cũng như các trường hợp đặc biệt xảy ra trong quá trình giao hàng của tài xế.
Cung cấp khả năng kiểm soát trong thời gian thực
Khả năng truyền dữ liệu từ thực địa đến trung tâm điều phối của ePOD cho phép các nhà quản lý liên tục cập nhật những thông tin mới nhất về đơn hàng, trạng thái giao hàng,... Nhờ đó, họ có thể kịp thời ứng phó với mọi tình huống bất thường xảy ra nhằm đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
Khả năng hiển thị nhiều thông tin hơn cũng có nghĩa là khả năng kiểm soát và tính minh bạch cao hơn. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý đội xe tốt hơn và điều phối nguồn tài nguyên hợp lý hơn khi xử lý các vấn đề ảnh hưởng đến sự kỳ vọng của khách hàng.
5. Sử dụng bằng chứng giao hàng điện tử trong thực tế
Rất nhiều doanh nghiệp phân phối và cung cấp dịch vụ logistics như Kospa, DHL hay Habeco đã áp dụng Bằng chứng giao hàng điện tử vào hoạt động làm việc hàng ngày của họ.
Hoạt động phân phối, vận tải hàng hoá của các doanh nghiệp trên đã được cải thiện đáng kể sau khi áp dụng ePOD. Cụ thể, khả năng gửi, nhận và truy cập dữ liệu ngay lập tức sẽ giúp thúc đẩy năng suất của lực lượng lao động..
Ngoài ra, những tài xế vận chuyển cũng có thể tối ưu năng suất giao hàng vì người điều phối có thể sắp xếp và xây dựng lại kế hoạch giao hàng cho các đơn hàng phát sinh trong ngày.
Việc loại bỏ nhập liệu thủ công cũng giúp tối ưu nguồn nhân lực và sử dụng họ ở những tác vụ quan trọng hơn.
Hơn hết, số lượng lớn dữ liệu đã thu thập có thể được sử dụng để tối ưu hóa hiệu suất làm việc ở mọi giai đoạn của quá trình phân phối. Những người điều phối cũng có thể phân tích các chỉ số KPI cần thiết để đánh giá hiệu suất làm việc của các đội giao hàng và đưa ra những giải pháp cải tiến. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả của cả hệ thống.
Nhìn chung, các doanh nghiệp đã và đang sử dụng loại hình Bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) đều đưa ra những phản hồi rất tích cực về hiệu quả mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp của họ.
