Công Nghệ Đổi Mới Ngành Logistics

Track & Trace Là Gì? Tầm Quan Trọng Của Track & Trace Trong Logistics



Đơn hàng/lô hàng của tôi đang ở đâu?

Thời gian đến dự kiến (ETA) là lúc nào?

Đơn hàng có được vận chuyển theo kế hoạch hay đang có sự gián đoạn?

Vị trí và trạng thái hiện tại cũng như trong quá khứ của lô hàng này là gì?

……….


Có lẽ, đây là những thông tin mà nhà quản lý nào cũng muốn biết để có thể kiểm soát đội xe, hàng hoá, và các đơn hàng của mình.


Khi chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp, khả năng hiển thị theo thời gian thực càng có vai trò quan trọng hơn. Nó giúp các nhà quản lý theo dõi và truy tìm chính xác vị trí thực của các đối tượng, từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm hoàn chỉnh, và sau đó, từ lưu kho đến khi hoàn thành việc chọn, đóng gói, vận chuyển và giao sản phẩm đến tay người tiêu dùng.


Để trả lời những câu hỏi trên, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tìm đến các giải pháp công nghệ mới nhằm tăng khả năng hiển thị và tính minh bạch trên mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng.


Trong bài viết này, Abivin sẽ bàn về khái niệm Track & Trace - giải pháp giúp các doanh nghiệp cải thiện khả năng hiển thị chuỗi cung ứng của mình.


1. Track & Trace là gì?


Thuật ngữ Track & Trace (theo dõi và kiểm soát) lần đầu tiên được sử dụng ở Hoa Kỳ bởi các doanh nghiệp như UPS và DHL để cung cấp cho khách hàng của họ cái nhìn sâu sắc hơn về vị trí của các bưu kiện và tài liệu chuyển phát nhanh.


Ngày nay, Track & Trace được sử dụng rộng rãi hơn trong ngành logistics. Nó cho phép các công ty xác định vị trí thực tế và tình trạng của hàng hóa trong chuỗi cung ứng.


Track & Trace ngày càng được sử dụng rộng rãi hơn trong ngành logistics
Track & Trace ngày càng được sử dụng rộng rãi hơn trong ngành logistics

Track là hành động đi theo dấu vết được để lại bởi sự di chuyển của một lô hàng hoặc một tài sản. Trace đề cập đến việc theo dõi quá trình di chuyển của một lô hàng, tài sản hoặc thậm chí theo dõi nhiệt độ của một gói hàng.


Nhìn chung, Track & Trace là một tác vụ/hệ thống được thực hiện/sử dụng bởi các chủ hàng hoặc chủ xe để ghi lại sự di chuyển của các bưu kiện hoặc hàng hóa trong quá trình vận chuyển.


Nhiệm vụ cốt lõi của Track & Trace là tạo ra chuỗi cung ứng đầu cuối minh bạch, nhờ đó, các khách hàng, đối tác và công ty logistics có thể biết được chính xác vị trí hàng hoá và tình trạng vận chuyển tại bất cứ thời điểm nào. Hơn thế nữa, hệ thống Track & Trace còn giúp cải thiện việc quản lý mạng lưới logistics hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.


2. Track & Trace hoạt động như thế nào?


Hệ thống Track & Trace giúp tự động hoá quá trình thu thập và ghi chép những thông tin quan trọng về hàng hoá thông qua việc theo dõi và truy tìm nguồn gốc, trạng thái của chúng trong toàn bộ chuỗi cung ứng.


Cách hoạt động của hệ thống Track & Trace DHL (Nguồn: Accenture/DHL)
Cách hoạt động của hệ thống Track & Trace DHL (Nguồn: Accenture/DHL)

Bằng việc sử dụng Track & Trace trong sản xuất, mỗi đối tượng tracking (nguyên liệu hoặc thành phẩm) sẽ được gắn một mã vạch riêng biệt và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu. Mỗi khi đối tượng đi qua một giai đoạn như đóng gói, đóng thùng, đóng pallet, nó sẽ được gắn một mã vạch mới và cập nhật vào hệ thống lưu trữ.


Thêm vào đó, Track & Trace còn được ứng dụng trong quá trình phân phối và vận chuyển. Khi một sản phẩm được theo dõi đến địa điểm đã định trước trong mạng lưới cung ứng, thông tin về chuyến hàng (bao gồm đặc điểm đóng gói, vị trí điểm giao, thời gian giao hàng,...) sẽ được gửi đến cơ sở dữ liệu của hệ thống.


Các nhà quản lý còn có thể theo dõi, truy vết và xác thực hàng hoá thông qua Track & Trace, đảm bảo hiệu quả chuỗi cung ứng minh bạch, tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao trải nghiệm hài lòng của khách hàng.


3. Lợi ích của Track & Trace


Sự thiếu đồng bộ trong quy trình làm việc thường xảy ra khi các cá nhân trong tổ chức không thể nắm bắt và hiểu đầy đủ các hoạt động xảy ra ở mỗi cấp độ của chuỗi cung ứng.


Bởi vậy, khả năng hiển thị và tính minh bạch trong mọi hoạt động chuỗi cung ứng là cần thiết để cải thiện quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian thực hiện ghi chép thủ công và kiểm tra kho hàng, cũng như giảm lãng phí trong sản xuất, tăng lợi nhuận và nâng cao trải nghiệm khách hàng.


Dưới đây là 5 lợi ích mà Track & Trace mang lại.


Quản lý dòng nguyên liệu đầu vào


Track & Trace giúp tự động theo dõi dữ liệu sản xuất, đảm bảo quy trình diễn ra tuân thủ theo đúng quy định.

Trước khi bắt đầu quá trình sản xuất, việc thu thập đầy đủ thông tin về sự sẵn có của các nguồn lực thiết yếu giúp quy trình làm việc diễn ra một cách trôi chảy hơn.


Cụ thể, việc nắm bắt chính xác số lượng, vị trí, và tình trạng của các nguyên liệu, phụ kiện giúp phòng ngừa những tình huống bất ngờ có thể xảy ra khiến dây chuyền sản xuất bị gián đoạn, ví dụ như thiếu hụt nguồn cung, hay chất lượng nguyên liệu không đảm bảo,...


Nếu doanh nghiệp đang phải xử lý những hàng hóa dễ hư hỏng, thì việc theo dõi đầu vào bằng Track & Trace sẽ đảm bảo các dòng nguyên liệu đó được sử dụng trước, giảm thiểu nguy cơ gây lãng phí và tốn kém cho doanh nghiệp.


Track & Trace quản lý dòng nguyên liệu đầu vào
Track & Trace quản lý dòng nguyên liệu đầu vào

Ngoài ra, theo thời gian, sự khấu hao của các thiết bị sản xuất sẽ có ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm. Sự xuống cấp có thể không đáng chú ý hàng ngày, nhưng sẽ rõ ràng hơn sau một khoảng thời gian nhất định. Nếu có Track & Trace, doanh nghiệp có thể can thiệp và xử lý kịp thời trước khi nó tác động xấu đến dây chuyền sản xuất, ví dụ như ngừng hoạt động giữa chừng.


Theo dõi trạng thái giao hàng trong thời gian thực


Việc quản lý giao - nhận hàng không hiệu quả dẫn đến sự thiếu minh bạch về vị trí và tình trạng của rơ moóc, tàu chở hàng, đội xe container cũng như hàng hóa và vật liệu được vận chuyển.


Việc thiếu thông tin trong thời gian thực khiến các nhà quản lý logistics khó có thể xác định chính xác vị trí của các phương tiện vận tải trên, kéo theo đó là thông tin về hàng hoá, cũng như tình trạng về đơn hàng và người nhận.


  • Hiện tại, đơn hàng của tôi đang ở đâu?

  • Bao lâu nữa thì đơn hàng của tôi được giao?

  • Hàng hóa có được bảo quản ở đúng nhiệt độ không?

  • Hàng hóa có được giao đủ số lượng hay không?

  • Hàng hóa có nguyên vẹn khi giao đến tay khách hàng không?

  • Đơn hàng đã được nhận thành công chưa, có thừa thiếu gì hay không?

  • Người nhận có hài lòng với đơn hàng và dịch vụ khách hàng không?


Track & Trace theo dõi trạng thái giao hàng trong thời gian thực
Track & Trace theo dõi trạng thái giao hàng trong thời gian thực

Để tháo gỡ những nút thắt trên, Track & Trace có thể cung cấp nhiều thông tin như vị trí container/gói hàng, số vận đơn, thông tin khách hàng, số đơn đặt hàng, số lượng mặt hàng, trọng lượng, trạng thái và ngày giao hàng, phí vận chuyển, và hơn thế nữa.


Nhờ đó, các nhà quản lý logistics có thể kiểm tra vị trí các xe, tàu chở hàng cũng như theo dõi tình trạng lô hàng của mình bất cứ lúc nào. Với Track & Trace, họ có thể nhanh chóng phát hiện xem liệu lô hàng có đang bị trì hoãn, mất mát hoặc hư hỏng hay không, tài sản có đang bị dư thừa hay thiếu hụt gì không trong quá trình vận chuyển,...


Những thông tin này sẽ cho phép các nhà quản lý chủ động giải quyết sự cố càng nhanh càng tốt, đảm bảo lô hàng được giao đúng quy trình, đúng tiến độ, và đúng chất lượng.


Tối ưu hoá chất lượng hoạt động logistics


Khả năng theo dõi và lưu trữ dữ liệu theo thời gian của Track & Trace cung cấp cho nhà quản lý những thông tin hữu ích nhằm tối ưu hoá chất lượng hoạt động logistics của doanh nghiệp.


Khi hàng hoá được vận chuyển đến, Track & Trace có thể kiểm tra và truy xuất nguồn gốc của sản phẩm, từ đó ngăn chặn những lô hàng bị lỗi hoặc giả mạo trước khi chúng được đưa vào kho.


Nhờ việc theo dõi và quản lý tất cả các lô hàng nhập vào, doanh nghiệp dễ dàng biết được thông số của những hàng hoá đó, trạng thái của chúng tại từng thời điểm vận chuyển khác nhau để kiểm soát chất lượng.


Bên cạnh đó, nếu những dữ liệu về tình trạng hàng hoá như số lượng, hình dạng, kích thước,... được nhập vào không đầy đủ hoặc có sai sót thì hệ thống sẽ trả lại kết quả sai, khiến hàng hoá vận chuyển được xếp vào thừa hoặc thiếu so với không gian lưu trữ, dẫn đến không tối ưu được năng suất đội xe.


Nhờ Track & Trace, các nhà quản lý có thể khắc phục sự thiếu minh bạch của những thông tin trên, giảm thiểu những sai sót trong quá trình vận chuyển và tiết kiệm chi phí.


Như vậy, thông qua hệ thống này, các nhà quản lý có thể kiểm soát tốt hơn nguồn cung, cũng như cải thiện chất lượng sản phẩm, quy trình nhằm đối phó với các thách thức như thu hồi sản phẩm, hay sản phẩm giả mạo.


Nâng cao khả năng quản lý tồn kho


Track & Trace nâng cao khả năng quản lý tồn kho
Track & Trace nâng cao khả năng quản lý tồn kho

Biết được mức tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng giúp việc lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn cho từng trung tâm sản xuất.


Track & Trace có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian tìm kiếm hàng hóa, thực hiện kiểm tra kho hàng thủ công hoặc đếm chu kỳ. Trong một số trường hợp, các quy trình này có thể được loại bỏ hoàn toàn, cho phép nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác.


Thêm vào đó, hệ thống theo dõi và truy xuất nguồn gốc còn có khả năng tổng hợp dữ liệu về các hoạt động xuất, nhập, vận chuyển và giao hàng.


Theo thời gian, những dữ liệu đó sẽ cung cấp cho nhà quản lý nhiều thông tin, xu hướng thay đổi nhằm dự đoán về nhu cầu của khách hàng, góp phần nâng cao độ chính xác của dự báo và tối ưu hóa lịch trình sản xuất của doanh nghiệp.


Giảm đáng kể khối lượng công việc hỗ trợ khách hàng


Ngoài việc tăng mức độ hài lòng của khách hàng, Track & Trace cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận hỗ trợ. Không chỉ các chủ xe mà cả các nhà sản xuất, nhà bán lẻ hoặc bất kỳ khách hàng nào cũng đều có khả năng theo dõi toàn bộ hoạt động chuỗi cung ứng.


Họ có thể đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng cần thiết đều đã ở trên xe trước khi mang đi vận chuyển. Họ biết được các sản phẩm đã được giao đến tay khách hàng đủ số lượng và đúng thời gian hay chưa. Nếu sự cố xảy ra, họ có thể kịp thời ứng phó, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách thuận lợi.


Thật vậy, việc thiếu tầm nhìn chuỗi cung ứng khiến giao tiếp bị phân mảnh, sai sót chậm giải quyết, việc quản lý thiếu hiệu quả và minh bạch. Chỉ một lỗi vận chuyển nhỏ không chỉ gây khó chịu cho khách hàng mà còn khiến doanh nghiệp phải tìm cách sửa chữa rườm rà, tốn kém và mất thời gian.


Với Track & Trace, doanh nghiệp có thể hạn chế những rủi ro trên, giảm thiểu khối lượng công việc cho các nhân viên hỗ trợ, đồng thời nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng.


4. Ứng dụng của Track & Trace


Thuốc giả, thiết bị y tế lỗi, thực phẩm ô nhiễm,... đang đe doạ an toàn cộng đồng, lãng phí tài nguyên thiên nhiên, làm xói mòn niềm tin của người tiêu dùng và phá hủy uy tín thương hiệu.


Một trong những nguyên nhân là do chuỗi cung ứng ngày nay thiếu tính minh bạch và rõ ràng ở mọi giai đoạn, từ nguyên liệu thô đến sản phẩm tiêu dùng cuối.


Thực tế, con người đang tạo ra nhiều loại hình công nghệ mới nhằm giảm thiểu những vấn đề trên, hướng đến một thế giới an toàn và bền vững hơn. Trong đó, Track & Trace hứa hẹn tạo ra chuỗi cung ứng thông minh với khả năng theo dõi, truy tìm và xác thực mọi thứ từ đầu đến cuối.


Ngành dược


Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) ước tính có 1 triệu người tử vong mỗi năm vì thuốc giả. Kết quả từ một nghiên cứu của CargoSense cho biết: 25% số lượng vắc-xin bị giảm hiệu quả do vấn đề từ chuỗi cung ứng lạnh, và 20% tất cả các dược phẩm nhạy cảm với nhiệt độ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.


Track & Trace cung cấp thông tin chi tiết về dược phẩm ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng
Track & Trace cung cấp thông tin chi tiết về dược phẩm ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng

Những con số này cho thấy sự an toàn của chuỗi cung ứng dược phẩm thường được đo lường chỉ sau khi sự cố đã xảy ra, thay vì được đề phòng từ trước. Tuy vậy, Track & Trace có thể hạn chế những rủi ro này bằng việc cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng dược phẩm, hạn sử dụng, cảnh báo hàng giả,... ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng.


Mặt khác, việc thu hồi là không thể tránh khỏi khi một sản phẩm bị làm giả, nhiễm bẩn, hoặc hư hỏng.


Với Track & Trace, các tổ chức có thể nhanh chóng xác định vị trí của những mặt hàng đã được gắn mã vạch và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Thay vì thu hồi toàn bộ lô hàng, họ chỉ cần truy xuất các sản phẩm bị lỗi và thu hồi chúng. Điều này giúp giảm tổn thất về chi phí, cũng như làm cho việc thu hồi diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.


Khi được kết hợp với các công nghệ đột phá khác, Track & Trace có thể giúp ngành dược đổi mới phương thức kết nối và giao tiếp với khách hàng.


Ví dụ, khi khách hàng xem xét một sản phẩm nào đó, các công ty dược phẩm có thể sử dụng chatbot để hướng dẫn họ cách sử dụng thuốc hoặc thậm chí xác minh xem họ đã dùng đúng liều lượng hay chưa. Điều này giúp các công ty xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với người dùng cuối và đảm bảo họ đang sử dụng thuốc một cách an toàn.

Ngành thiết bị y tế


Giống với dược phẩm, việc thu hồi các thiết bị y tế cũng vô cùng phức tạp vì chúng thường được bán ở khắp mọi nơi. Việc truy tìm lại sản phẩm từ khách hàng tốn nhiều thời gian với chi phí đắt đỏ, đồng thời cũng dễ xảy ra sai sót.


Track & Trace giúp các nhà quản lý truy xuất vị trí và tình trạng của các thiết bị y tế tại mọi thời điểm, xem liệu chúng có bị lỗi hoặc bị làm giả hay không. Hệ thống này còn giúp các cơ sở chăm sóc sức khỏe quản lý hàng tồn kho của họ và kiểm soát chất lượng các thiết bị khi chúng được sử dụng cho bệnh nhân.


Nếu một thiết bị được thu hồi ở một giai đoạn nào đó của chuỗi cung ứng, Track & Trace sẽ đưa đến cảnh báo cho người dùng ngay tại thời điểm đó, nhằm loại bỏ các tình huống nguy hiểm hoặc thậm chí gây chết người trước khi nó kịp xảy ra.


Đối với mỗi nhân viên y tế, sẽ không ai muốn mạo hiểm cung cấp cho bệnh nhân một sản phẩm bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng. Đó là lý do tại sao việc theo dõi và truy xuất nguồn gốc là rất quan trọng.


Ngành thực phẩm đồ uống


Theo WHO, ước tính cứ 1 trong 10 người trên thế giới đổ bệnh sau khi tiêu dùng thực phẩm ô nhiễm và 420.000 người chết mỗi năm.


Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống có một chuỗi cung ứng dài và phức tạp. Mỗi nhà sản xuất, nhà phân phối, và nhà bán lẻ đều có trách nhiệm bảo đảm nguồn thực phẩm sạch sẽ và an toàn trước khi chúng đến tay người tiêu dùng: Sản phẩm được chế biến ở đâu và như thế nào? Nguồn gốc của các thành phần và đặc tính của chúng ra sao? ...


Lấy ví dụ như vụ bê bối melamine khét tiếng ở Trung Quốc, trong đó các sản phẩm sữa và sữa bột trẻ em đã được trộn với nhựa dẻo chứa nitơ để làm giả một hàm lượng đạm cao. Vụ án khét tiếng này có thể đã được giải quyết bằng Track & Trace, nhờ đó tránh được hệ quả nghiêm trọng khiến 294.000 trẻ em bị ảnh hưởng, hơn 50.000 người điều trị trong bệnh viện và sáu trẻ em tử vong.


Chuỗi cung ứng thực phẩm có thể hưởng lợi từ Track & Trace
Chuỗi cung ứng thực phẩm có thể hưởng lợi từ Track & Trace

Như vậy, tính minh bạch ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng thực phẩm là vô cùng quan trọng. Từ nguyên liệu thô, đến thành phẩm và đóng gói đều cần phải được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ, giúp tránh được nhiều hệ lụy nghiêm trọng liên quan đến sức khỏe và an toàn thực phẩm.


5. Tương lai của Track & Trace trong logistics


Theo công ty nghiên cứu MarketsandMarkets, thị trường toàn cầu cho các giải pháp công nghệ Track & Trace được dự đoán sẽ tăng lên 3,93 tỷ đô la vào năm 2023, đạt tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 18,9%.


Track & Trace không mới nhưng khả năng ứng dụng của chúng trong các hoạt động logistics vẫn còn khá hạn chế. Thực trạng này khiến các tổ chức và doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý cũng như tiêu tốn nhiều chi phí và thời gian do thiếu tầm nhìn chuỗi cung ứng và thiếu dữ liệu về các hoạt động logistics trong thời gian thực.


Tầm quan trọng của Track & Trace trong quản lý logistics ngày càng tăng cao khi các nhà sản xuất, nhà bán lẻ, nhà cung cấp dịch vụ logistics hay bất kỳ khách hàng nào đang đòi hỏi nhiều thông tin hơn ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng như nguồn gốc và vị trí sản phẩm, đơn hàng, chất lượng dịch vụ vận chuyển, sự hài lòng của khách hàng,....


Một hệ thống Track & Trace tích hợp không chỉ nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn giúp công ty tạo ra nhiều giá trị bền vững và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong tương lai, nhiều công nghệ như IoT và Blockchain sẽ được ứng dụng nhằm cung cấp một giải pháp toàn diện và tối ưu hơn cho tất cả các bên tham gia vào chuỗi cung ứng.


Lời kết


Track & Trace, hay khả năng hiển thị chuỗi cung ứng, đang dần trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với tất cả các chủ hàng và chủ xe. Nó giúp đơn giản hóa quy trình tìm kiếm, theo dõi và thu thập dữ liệu từ mọi hoạt động logistics trong chuỗi cung ứng.

Nhờ Track & Trace, các nhà quản lý sẽ nắm được những thông tin chính xác nhất về các lô hàng của họ mọi lúc mọi nơi, từ đó tăng cường khả năng quản lý, cải thiện tầm nhìn, tối ưu hoá chất lượng hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.




0 bình luận

Bài đăng gần đây

Xem tất cả